Biuro wirtualne staje się coraz popularniejszym sposobem na rozwiązanie tzw. „papierkowej roboty”. Jest często wykorzystywane przez początkujących przedsiębiorców i osoby chcące oddzielić księgowość, rachunki od reszty firmy. Zasady jego działanie nie są zbyt skomplikowane, jednak warto poznać je dokładniej, tak aby w procesie nawiązywania ewentualnej współpracy, wszystko było jasne i przebiegało możliwie jak najsprawniej.

Na co pozwala wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to przede wszystkim sposób na oszczędzenie czasu, miejsca i pieniędzy. Wirtualne biuro to nic innego, jak miejsce odrębne od siedziby naszej firmy, które może posłużyć jako „wirtualna siedziba”. Innymi słowy, wirtualne biuro pozwala na formalne przeniesienie adresu swojej firmy bez przenoszenia jej w to miejsce. Zaletą takiego rozwiązania jest zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności, a to głównie ze względu na brak potrzeby wynajmowania fizycznej powierzchni.

Drugim aspektem, na jaki często zwraca się uwagę w kontekście wirtualnego biura, jest możliwość zmiany adresu na bardziej prestiżowy. Nasza firma może posiąść adres w samym centrum miasta, istnieć w Warszawie a faktycznie funkcjonować z drugiego końca kraju. Jest to duża zaleta, jeśli nawiązujemy współpracę z kontrahentami międzynarodowymi, którzy zwracają uwagę na tego typu niuanse.

Do głównych zajęć osób pracujących w wirtualnym biurze należą obowiązki związane z księgowością, odbieraniem telefonów służbowych, przechowywaniem dokumentów, wsparciem doradczym, wynajmem biurek i sprzętu dla freelancerów. W przypadku bardziej kompleksowych usług, liczyć możemy na utworzenie biznesplanu, wynajem sali konferencyjnej i biurek potrzebnych do pracy zdalnej dla freelancerów.

Na co zwrócić uwagę decydując się na wirtualne biuro?

Skoro wiemy już, czym jest i jak działa biuro wirtualne, powinniśmy zwrócić uwagę na nieodłączny problem poszukiwania wszelkiego rodzaju usług outsourcingu i zlecania „na zewnątrz”. Głównymi zagrożeniami jakie czyhają na nas w procesie wybierania wirtualnego biura są rzetelność oraz czas działania wybranego wirtualnego biura, oferta i pakiet świadczonych usług, staż i kwalifikacje personelu. Trzeba koniecznie sprawdzić opinie i określić renomę wybranej placówki. Nie mniej istotne będzie jej położenie i uprawnienia, jakie posiada właściciel do jej wynajmu.

Przed wynajmem wirtualnego biura, jego właściciel powinien przedstawić nam dokumentację, z których będzie wynikać, iż posiada on prawo do wynajmowania danej nieruchomości. Aby uniknąć nieprzyjemności z urzędem skarbowym, należy jasno w umowie określić warunki odbierania i wysyłania korespondencji – najlepiej zrobić to przez wynajęcie małej części wirtualnego biura. Pamiętając o swoim komforcie, dobrze jest zapoznać się ze szczegółową ofertą biura – ustalmy godziny w jakich będziemy chcieli się komunikować, kiedy będziemy chcieli odbierać korespondencję i co będzie należało do zadań personelu.

Nie korzystajmy także z usług, których nie potrzebujemy – dodatkowe biurka czy sale konferencyjne, jeśli nie będą wykorzystywane – mogą przyczynić się tylko do niepotrzebnego zwiększenia kosztów. Najlepiej też przed podpisaniem umowy długookresowej, skorzystać z okresu próbnego. W sytuacji, gdy nie ma takiej możliwości, a biuro nie cieszy się zbyt dobrą reputacją – najrozsądniejszym byłoby zrezygnowanie i poszukanie innej oferty.

Artykuł powstał we współpracy z foggyoffice.pl

2,455 total views, 1 views today